Онлайн магазинът може да приема поръчки денонощно. Това обаче не означава, че продажбите, плащанията и документите се подреждат автоматично. Една поръчка оставя следи в магазина, при куриера, в платежния оператор, в банката и понякога в отделна складова система. За да бъде счетоводството вярно, тези следи трябва да могат да се свържат.
Затова при електронната търговия началният въпрос не е само „Колко фактури имате?“. Важно е как продавате, как получавате парите, къде са клиентите и стоките и какви отчети можете да предоставяте.
Какво включва счетоводството на онлайн магазин?
То включва отчитане на продажбите и покупките, проследяване на плащанията, таксите, върнатите стоки и наличностите, както и приложимите данъчни и отчетни задължения. Конкретният обхват зависи от модела на работа. Собствен магазин с доставки само в България и търговец, който използва няколко платформи и складове в различни държави, имат различни нужди.
Практичният резултат е един: да може да се обясни всяка разлика между поръчаното, доставеното, платеното и отчетеното. Това помага и на собственика да разбира бизнеса си — не само да предава документи в края на месеца.
Започнете с карта на продажбите и плащанията
Преди първата продажба опишете каналите, през които ще работите: собствен сайт, Shopify, Amazon, eMAG или друга платформа. За всеки канал уточнете кой е продавачът по сделката, откъде се изпраща стоката, кой събира плащането и как средствата достигат до фирмата.
Ако добавите нов начин на плащане, нов пазар или чужд склад, уведомете счетоводителя преди промяната. Настройка, която отнема няколко минути в административния панел, може да промени начина на документиране и данъчното третиране.
Защо начинът на плащане е толкова важен?
Надписът „платено“ в магазина не показва какво точно се е случило с парите. Банковият превод, плащането с карта, обикновеният наложен платеж и пощенският паричен превод трябва да бъдат разграничени. От действителния платежен механизъм зависи и преценката за необходимите документи.
При куриерските плащания проверете договора и използваната услуга. При плащанията с карта проверете както отчета за трансакциите, така и преводите към банковата сметка. Фактът, че платежният оператор впоследствие превежда сумите по банка, сам по себе си не превръща първоначалното картово плащане в банков превод от клиента.
Всички онлайн магазини ли се обявяват в НАП?
Преценката зависи от дейността и приеманите плащания. В указанията на НАП задължението за подаване на информация е свързано с електронните магазини, които приемат плащания, изискващи фискален бон. За алтернативния режим при определени неприсъствени картови плащания има отделни условия. Изборът на платформа сам по себе си не дава отговор дали и какво трябва да се подаде.
Тази проверка се прави преди старта, а не когато магазинът вече е натрупал поръчки. Тя е отделна от регистрацията на фирмата и от преценката за регистрация по ДДС. Подробностите са разгледани в указанията на НАП за е-търговци.
Постъплението по банка не е равно на оборота
Платформа може да преведе обща сума за много поръчки, след като е удържала комисиони, възстановявания и други начисления. Банковото извлечение показва получения превод, но не разкрива само по себе си всички продажби и разходи зад него.
Илюстративен пример: в отчет на платежен оператор са посочени клиентски плащания за 1 000 евро, възстановявания за 100 евро и такси за 30 евро. Ако няма други движения, преводът към търговеца е 870 евро. Тези 870 евро не трябва автоматично да се приемат за стойността на продажбите. Примерът показва движението на парите; той не определя данъчната основа, ДДС или момента на признаване на приход.
Поддържайте връзка между номера на поръчката, платежната трансакция, документа за продажбата и евентуалното възстановяване. Така разликите могат да бъдат проследени, вместо да се обясняват по памет.
Какви документи и отчети да подготвяте всеки месец?
Счетоводителят трябва да получава пълни отчети за периода, а не само екранна снимка на общия оборот. Един разумен начален комплект включва:
- Справка за поръчките и продажбите с номера, дати, суми, валути, статуси и държави на клиентите.
- Издадените фактури, кредитни известия и другите приложими документи за продажбите, особено ако клиентите са физически лица.
- Отчети за плащанията, преводите към фирмата, удържаните такси, оспорените плащания и възстановените суми.
- Куриерски справки за доставени, отказани и върнати пратки и събраните по тях суми.
- Банкови извлечения и отчети от всички използвани фирмени платежни сметки.
- Документи за покупки на стоки, транспорт, реклама, софтуер и други разходи.
- Справки за складовите движения, наличностите, върнатите продукти и брака, когато са приложими.
- Информация за нови договори, пазари, складове, платежни оператори или промени в платформата.
Уговорете кой извлича всеки отчет и в какъв формат го предоставя. Ако системата позволява, използвайте машинночетими файлове с постоянна структура. Срокът за предаване на материалите се договаря със счетоводителя според приложимите задължения.
Какво се променя при Shopify, Amazon и eMAG?
Името на платформата не е счетоводен модел. При собствен магазин трябва да свържете поръчките с използвания платежен оператор и куриер. При продажби през marketplace е важно да разграничите продажбите към клиентите от комисионите, услугите на платформата и сумите, които тя ви изплаща.
Уточнете и кой държи стоката. Складът на търговеца, външният логистичен партньор и услугата за съхранение и изпълнение на поръчки от платформа могат да изискват различни справки. Не приемайте, че платформата изпълнява всички ваши данъчни и счетоводни задължения само защото изчислява или удържа някакъв данък.
Продажби в чужбина: кога да обсъдите ДДС и OSS?
Направете проверката преди първите международни сделки. Имат значение държавата, от която тръгва стоката, местоположението и качеството на клиента, ролята на платформата и наличните регистрации.
OSS е режим за деклариране и плащане на ДДС за определени доставки към крайни потребители. Той не е универсален заместител на всички местни ДДС задължения. Например вътрешни продажби от склад в друга държава не се третират автоматично като дистанционни продажби от България. Насоките на Европейската комисия за OSS разграничават тези ситуации.
Чуждестранна реклама и софтуер: проверете чл. 97а
Още преди първата продажба покупката на реклама, софтуер или услуги от чуждестранна платформа може да изисква отделна преценка по ДДС. Чл. 97а, ал. 1 ЗДДС се отнася за данъчно задължени лица, които получават облагаеми услуги с място на изпълнение в България, за които данъкът е изискуем от получателя по чл. 82, ал. 2. Малкият оборот сам по себе си не премахва това задължение.
Преди първото плащане или получаване на услугата изпратете на счетоводителя договора, данните за доставчика и предназначението на услугата. Той трябва да прецени необходимостта от тази регистрация и с оглед на съществуващия ви ДДС статут. Когато е приложим чл. 97а, заявлението се подава не по-късно от 7 дни преди датата, на която данъкът за съответната доставка става изискуем, включително при авансово плащане. Не чакайте първата фактура в края на месеца, за да направите тази проверка.
Не забравяйте отказаните поръчки и върнатите стоки
Поръчката, изпратената пратка и окончателната продажба не са едно и също събитие. Отказана доставка, частично връщане и възстановяване след рекламация трябва да могат да се проследят поотделно. Изтриването на поръчката от административния панел не е работещ начин за документиране на промяната.
При продажба на стоки чрез поръчка по пощата или по електронен път чл. 25, ал. 3, т. 4 ЗДДС определя датата на данъчното събитие като датата, на която доставчикът получи плащането. Това е конкретното правило за тези доставки, а не универсално правило за всяка сделка, извършена онлайн. Необходимо е да се преценят действителният платежен механизъм и евентуалните специални правила.
Пазете отделно датите на поръчката, доставката, плащането и превода от посредник. При куриер или платежен оператор установете по договора и отчетите кога плащането се смята за получено от доставчика. Признаването на прихода е отделна счетоводна преценка; датата на данъчното събитие по ДДС не трябва автоматично да се използва за всички счетоводни цели.
Три пропуска, които лесно могат да се избегнат
Първият е да се предава само банковото извлечение. Вторият е да се включи ново плащане или пазар, без счетоводителят да знае. Третият е да се пазят само обобщени стойности, без връзка към поръчките и корекциите. И трите затрудняват проверката на данните и могат да доведат до допълнителна работа.
Подреденият процес започва с прост списък: кои системи използваме, кой има достъп, какво извличаме и кой проверява разликите. Добре е да има и резервни копия на отчетите, така че информацията да остане достъпна при смяна на платформа или прекратяване на абонамент.
Често задавани въпроси
Достатъчни ли са фактурите от магазина?
Не винаги. Те трябва да се разглеждат заедно с приложимите отчети за плащания, такси, връщания и стоки. Целта е да има пълна и проследима картина на дейността.
Може ли да използвам повече от един платежен оператор?
Да, но всеки трябва да е включен в организацията на отчетността. Осигурете достъпни справки за всички фирмени сметки и оператори, дори когато през някои от тях има малко движения.
По-скъпо ли е счетоводството на онлайн магазин?
Цената зависи от работата: брой канали, плащания, пазари, персонал, складове и качество на данните. Повече автоматизация не винаги означава по-малко счетоводна сложност. В статията ни за цената на счетоводното обслужване обясняваме как се оценява този обхват.
Подредете процеса преди магазинът да порасне
Ако стартирате онлайн магазин или настоящите отчети вече са трудни за проследяване, разкажете ни през кои платформи продавате, как приемате плащания и в кои държави работите. В Accounting Bulgaria можем да обсъдим необходимия документооборот и обхвата на счетоводното обслужване според реалния ви модел.
Разгледайте услугата ни за счетоводство на онлайн магазини или изпратете запитване през страницата за контакти.
Материалът е с общ информационен характер. Конкретните задължения зависят от дейността, договорите и приложимите правила.
Източници
- ЗДДС / Bulgarian VAT Act — чл. 25 и чл. 97а
- НАП / NRA — изисквания към е-търговците
- European Commission — VAT e-commerce explanatory notes
За пълния списък с отговорници, проверки и пример за съпоставка вижте месечния checklist за онлайн магазин.