От какво зависи цената на счетоводното обслужване в България?

Няма една месечна цена за счетоводство, която да е смислен ориентир за всяка фирма в България. Дружество с малко фактури може да изисква сложна работа, ако е регистрирано по ДДС, търгува с чужбина, продава през онлайн платформи, има служители или произвежда стоки. Друга фирма може да обработва повече, но еднотипни и добре подредени документи и да изисква по-малко счетоводно време.

Затова полезната оферта за счетоводно обслужване трябва да отразява реалната работа зад бизнеса, а не само броя фактури или размера на фирмата.

Каква е обичайната месечна цена за счетоводство в България?

Месечната такса зависи от дейността и задълженията за отчетност на фирмата. Не смятаме, че една обявена цена може да е полезен ориентир за всички: две дружества с една и съща правна форма могат да изискват съвсем различен обем работа.

Реалистичната оферта обикновено започва с уточняване на регистрацията по ДДС, вида дейност, броя и характера на документите, служителите, държавите, с които фирмата работи, използваните платежни и търговски системи, наличието на склад или производство и допълнителните задачи, които се очакват от счетоводителя.

Затова в Акаунтинг България първо определяме обхвата, а след това изготвяме цена според конкретния бизнес.

Кои фактори влияят на цената?

Мария Панова откроява пет основни групи фактори, които съществено променят необходимата работа.

1. Регистрация и отчетност по ДДС

Регистрацията по ДДС е един от най-важните фактори. Регистрираната фирма обикновено има текущи задължения за отчитане на ДДС и допълнителни проверки на покупките и продажбите. При сделки с чужбина може да се наложи и подаване на VIES декларации или друга отчетност, свързана с ДДС.

И при нерегистрирана фирма обстоятелствата трябва да се следят, за да не се пропусне възникнало задължение за регистрация.

Влияние върху работата: средно до високо според дейността и сделките.

2. Пазарите, на които работи фирмата

Фирма, която търгува само в България, обикновено се обработва по-лесно от фирма с клиенти и доставчици в няколко държави.

Международните сделки могат да изискват допълнителни документи и по-внимателен преглед на всяка операция. Примери са вътреобщностните доставки и придобивания, вносът, износът, услугите към или от чуждестранни контрагенти и дистанционните продажби.

Влияние върху работата: средно до високо.

3. Видът дейност: услуги, търговия със стоки или производство

Характерът на дейността е също толкова важен, колкото броят на документите.

Отчитането при фирма за услуги може да е сравнително просто. Търговията със стоки добавя движение на наличности и складова отчетност. Производството обикновено изисква повече работа: счетоводството трябва да отразява материали, незавършено производство, готова продукция, преки и непреки производствени разходи, технологични загуби и други елементи при формирането на себестойността.

Влияние върху работата:

• услуги: често по-ниско;
• търговия със стоки: средно;
• производство: високо.

4. Обем документи и служители

Броят на счетоводните документи естествено влияе върху работата. Това могат да бъдат фактури за продажби и покупки, дебитни и кредитни известия, банкови операции, касови и разходни документи, документи за плащания и други оправдателни документи.

Работата по ТРЗ не се определя само от броя служители. Назначения, прекратявания, отпуски, болнични, бонуси, командировки и текучество могат да увеличат административния обем.

Влияние върху работата: от ниско до високо според обема и сложността.

5. Обхватът на услугата

Има съществена разлика между базово счетоводно обработване и по-широко текущо обслужване.

Цялостната услуга може да включва текущо счетоводство, ТРЗ, данъчна отчетност, комуникация с институции и консултации в договорен обхват. Други задачи могат да се възлагат отделно: еднократно годишно приключване, проект по регистрация, представителство в данъчно производство, сложен данъчен анализ или подреждане на счетоводството за минали периоди.

Влияние върху работата: зависи пряко от договорения обхват.

Броят фактури определя ли цялата цена?

Не. Броят документи е само част от работата.

Сто еднотипни фактури за сделки в страната, получени в постоянен формат, може да са по-лесни за обработване от двадесет международни сделки, при които трябва да се проверят контрагентът, мястото на изпълнение, третирането по ДДС, доказателствата и допълнителната отчетност.

Качеството и редовността на документооборота също имат значение. Когато клиентът предоставя пълни документи навреме, процесът е различен от случай, в който счетоводният екип многократно издирва липсваща информация и сверява непълни данни.

Защо обслужването на фирма, регистрирана по ДДС, може да струва повече?

Регистрацията по ДДС обикновено добавя текуща отчетност и контрол. Счетоводният екип преглежда третирането на сделките, води съответните регистри и подготвя необходимите декларации и справки.

ДДС при международни сделки добавя още сложност. Третирането може да зависи от вида доставка, местоположението на страните, дали клиентът е фирма или потребител и с какви доказателства разполагате.

Текущото спазване на задълженията по ДДС може да е част от договорената месечна услуга. По-сложни анализи, регистрации, корекции или спорове следва да бъдат посочени като допълнителна работа, когато е приложимо.

Как ТРЗ влияе на цената?

Работата по заплатите зависи от повече неща, отколкото от броя служители.

Имат значение:

• броят служители;
• новите назначения и прекратявания;
• болничните и платеният годишен отпуск;
• бонусите и променливото възнаграждение;
• командировките;
• промените в условията на труд;
• различните видове договори;
• честотата на промените през месеца.

Стабилен екип с малко промени се администрира по-лесно от бизнес с често движение на персонал.

Защо счетоводството на онлайн търговията е различно?

Онлайн търговците често използват няколко източника на данни, които трябва да бъдат съпоставени.

Според конкретния бизнес счетоводителят може да се нуждае от информация от Shopify, Amazon, eMAG или друга платформа, както и от платежни оператори, банкови сметки, възстановени суми, такси на маркетплейсите, продажби по държави, наличности и данни за изпълнение на поръчките.

При трансгранични продажби към крайни потребители може да се наложи анализ на режима OSS и други задължения по ДДС.

Ето защо онлайн бизнес с малък екип може да създава значителна счетоводна сложност.

Защо производството може да струва повече от обслужването на фирма за услуги?

Производственото счетоводство обикновено включва много повече от осчетоводяване на продажби и разходи.

Може да се наложи проследяване на:

• суровини и материали;
• складови движения;
• незавършено производство;
• готова продукция;
• преки и непреки производствени разходи;
• себестойност на продукцията;
• дълготрайни активи;
• брак, загуби и липси.

Правилното формиране на себестойността е особено важно както за точността на отчетите, така и за управленските решения.

Какво обикновено не влиза в базовата месечна такса?

Точният обхват винаги трябва да бъде договорен. Според кантората и конкретната услуга извън текущото месечно счетоводство могат да останат:

• данъчни проверки и ревизии;
• процесуално представителство пред институции;
• сложни данъчни становища;
• комплексна проверка (due diligence);
• изчистване на счетоводството за минали периоди;
• промени по дружеството и фирмени регистрации;
• специални проекти за регистрация по ДДС или друг режим;
• индивидуални управленски отчети;
• правни услуги;
• извънредни еднократни проекти.

Същественото не е дали всяка задача по правило е включена или изключена. Важно е офертата да го посочва ясно преди началото на работата.

Какво трябва ясно да посочва добрата счетоводна оферта?

От гледна точка на собственика полезната оферта трябва да позволява лесно да разберете:

1. кои услуги са включени;
2. кои дружества и дейности обхваща;
3. как и кога се предоставят документите;
4. дали и в какъв обхват е включено ТРЗ;
5. кои задължения по ДДС и данъчна отчетност са включени;
6. дали е включено годишното приключване;
7. кои услуги се заплащат отделно;
8. как се одобрява и остойностява допълнителната работа;
9. как протича комуникацията и в какви срокове се очаква отговор;
10. кой отговаря за комуникацията с институциите;
11. как може да бъде прекратено сътрудничеството;
12. как протича предаването на документите на друг счетоводител.

Ниска цена или добра стойност: какво да сравните?

Цената има значение, но не е единственият разход.

Когато за собствените ни бизнеси сме търсили счетоводители в други държави, практическите въпроси обикновено са били:

• Лесна и разбираема ли е комуникацията?
• Счетоводителят ли ще работи с местните институции, или аз ще трябва да го правя?
• Каква част от обработването на документите зависи от мен?
• Може ли екипът да съчетае счетоводството с физическата кореспонденция и местната администрация?
• Ще получа ли навременно потвърждение, дори когато окончателният отговор изисква повече работа?
• Разбира ли счетоводителят как реално функционира бизнесът?

Да чакате няколко дни, без да знаете дали важно съобщение изобщо е получено, може да ви струва повече от разликата между две месечни оферти.

Затова най-ниската цена не означава непременно най-добра стойност. Важни са заедно компетентността, надеждността, обхватът и оперативната тежест, която екипът поема от собственика.

Четири профила: какво определя обема счетоводна работа

Тези профили не са ценови пакети. Те показват защо обемът на счетоводната работа може да е съвсем различен при фирми с подобен размер. Един бизнес може да попада в повече от един профил.

Този материал е с общ информационен характер. Счетоводните и данъчните задължения на вашата фирма зависят от конкретните обстоятелства и следва да се преценяват индивидуално.