Банковото постъпление показва колко пари са пристигнали. То не показва кои поръчки са платени, на кои клиенти са върнати суми и какви такси е удържала платформата. Полезният месечен счетоводен пакет свързва тези събития с постоянни референтни номера.
Използвайте този списък за български бизнес със собствен магазин или продажби през платформи. Това е предложен процес за предаване на информация, а не универсален списък със законово изискуеми документи. Уточнете точния комплект и датите със счетоводителя според плащанията, държавите и задълженията за отчитане.
Месечният пакет: осем групи информация
1. Поръчки и продажби
Изтеглете отчет за поръчките и продажбите с номера, съответните дати, статус, валута, отстъпки, доставка и данъчни полета. Добавете държава на клиента и фирмени/ДДС данни, когато са приложими. Разграничете създадена, платена, изпълнена, отказана и върната поръчка — тези събития могат да бъдат в различни месеци.
Запазете оригиналния експорт наред с работния файл. Отбележете периода и часовата зона, за да могат да се обяснят разликите около края на месеца.
2. Документи за продажби и корекции
Предайте издадените фактури, кредитни известия и останалите приложими документи за продажба. Запазете връзката между корекцията, първоначалния документ и поръчката. Възстановяване на сума в магазина само по себе си не доказва, че е оформена съответната документация.
Направете отделен списък с липсващите документи. Не изтривайте поръчки и не променяйте незабелязано експорт от приключен месец, за да изравните сумите.
3. Платежни операции и преводи към фирмата
За всеки платежен доставчик подгответе отчет на ниво операция и информация за изплащанията към фирмата. Включете събраните суми, възстановяванията, таксите, оспорените плащания, резервите, корекциите и задържания остатък, когато са приложими.
Запазете идентификаторите на операциите и преводите. Целта е плащането на клиента да може да се свърже с общата сума, постъпила в банката, включително при разлика в датите.
4. Куриери и наложен платеж
Съберете номерата на пратките, статусите за доставка и връщане, събраните суми, датите на изплащане и куриерските такси. Уточнете реално използваната платежна услуга, включително дали сумите се обработват като пощенски парични преводи.
Доставката, събирането на парите и постъпването им в банката могат да бъдат на различни дати. Запазете разграничението. За документите вижте ръководството за наложен платеж и пощенски паричен превод.
5. Банкови и платежни сметки
Включете всяка фирмена сметка, използвана през периода, а не само основната банка. Предайте пълни извлечения и наличните експорти с операции, начални и крайни салда и валути.
Обяснете финансирането от собственика, преводите между собствени сметки и плащанията от името на фирмата. Всяко постъпление не е непременно продажба.
6. Доставчици и разходи
Съберете документите за стоки, складиране и изпълнение на поръчки, куриери, комисиони, реклама, софтуер и други фирмени покупки. Ако таксата се удържа преди изплащането, осигурете и подкрепящия документ, не само отчета за превода.
Уведомете счетоводителя за нов чуждестранен доставчик преди първата фактура или абонамент да бъде платен. Въпросът за ДДС трябва да се разгледа преди сделката, а не едва при предаване на месечните документи.
7. Стоки и склад
Предайте приложимите наличности и движения: получени и изпратени стоки, клиентски връщания, прехвърляния, липси и брак. При външен склад осигурете отчетите му и посочете държавата, в която се намират стоките.
Използвайте постоянни продуктови кодове/SKU за съпоставяне. Уведомете счетоводителя преди преместване на стоки в нова държава или промяна в модела на изпълнение.
8. Промени и неизяснени разлики
Добавете кратка бележка за нови канали, платежни доставчици, складове, пазари, договори и необичайни операции. За всяка неяснота посочете номер на поръчка или операция, сума, обяснение и отговорник за уточнението.
Списъкът с липсите е част от доброто предаване. Папка, която изглежда завършена, но скрива нерешени разлики, затруднява работата.
Shopify, Amazon и eMAG: търсете събитията зад сумите
При Shopify разграничете отчетите за продажби от тези за плащания и изплащания. Официалната документация уточнява, че отчетът за активността на Shopify Payments показва получени средства и движения по салдото, а не счетоводни приходи. Ако използвате Shopify Payments, можете да експортирате операциите зад отделно изплащане; за други платежни доставчици са нужни техните отчети.
При Amazon, eMAG или друга платформа установете кои експорти във вашия акаунт показват продажби, разплащания, комисиони, възстановявания и складови движения. Имената и наличността на отчетите се различават. Поискайте от платформата или интегратора да проследи примерна поръчка от покупката до изплащането, преди да договорите месечния процес.
Една поръчка може да присъства едновременно в магазина, интеграцията и платформата. Определете основния източник за продажбите и използвайте останалите за съпоставка, за да не отчетете една продажба два пъти.
Пример за съпоставка на сумите
Нека началното салдо при платежния доставчик е нула. За периода той събира 12 000 евро, връща 800 евро на клиенти, удържа 300 евро такси и задържа 400 евро. При липса на други движения изплащането е 10 500 евро:
12 000 − 800 − 300 − 400 = 10 500 евро изплатена сума.
Останалите при доставчика 400 евро трябва да се виждат в съпоставката. Това е измислен пример за парични движения, а не клиентски казус. Той не определя прихода, ДДС или данъчното признаване на разход — те зависят от сделките и документите.
Ако преводът постъпи в банката през следващия месец, посочете разликата във времето. Не променяйте продажбите, за да постигнете изкуствено равенство.
Списък за копиране при месечно предаване
- За всеки експорт са посочени период, валута и часова зона.
- Обхванати са всички магазини, платформи, платежни доставчици и банкови сметки.
- Оригиналните отчети са запазени, а работните версии са отделно обозначени.
- Документите за продажби и корекции са свързани с поръчките.
- Изплащанията са съпоставени с банковите постъпления или разликите в датите са обяснени.
- Таксите, възстановяванията, оспорените плащания и задържаните суми участват в съпоставката.
- Куриерските събирания и връщания са проверени спрямо изплатените суми.
- Складовите движения и новите държави на съхранение са съобщени.
- Липсите са описани с отговорник и дата за уточнение.
- Сделките, изискващи предварителна проверка, са обсъдени преди извършването им.
Направете процеса повторяем
Уговорете едно защитено място за предаване и отговорник за всеки отчет. Папките могат да разделят продажби, плащания, куриери, банки, покупки, склад и отворени въпроси. Използвайте постоянни имена на файловете: период, канал и вид отчет.
Уговорете вътрешна дата за предаване, която оставя време за изясняване преди приложимите срокове за подаване. Датата на данъчната декларация не е непременно подходяща дата да изпратите документите.
Използвайте служебни права и счетоводен достъп, когато системата ги предлага. Не изпращайте администраторски пароли или картови данни с документите; споделяйте необходимите за работата клиентски данни по уговорения защитен канал.
Чести въпроси
Достатъчна ли е снимка на оборота?
Не. Обикновено тя не позволява свързване на отделните поръчки, корекции, такси и изплащания. Предайте основните отчети и документи в уговорените формати.
PDF или CSV трябва да изпратя?
Те изпълняват различни задачи. PDF извлечението или фактурата запазва документа, а структурираният експорт помага при съпоставяне на операциите. Уточнете необходимите оригинали и експорти за всеки източник.
А ако платформата не е изплатила нищо този месец?
Може въпреки това да има продажби, такси, възстановявания и задържани средства. Проверявайте дейността, а не само банковите постъпления.
Това замества ли информацията за онлайн магазин към НАП или одиторския файл?
Не. Това е работен пакет за счетоводителя. Вижте отделното ръководство за регистрация на онлайн магазин в НАП и установете кои формални подавания са приложими към вашия модел.
Организирайте пакета според вашия магазин
Свържете се с Accounting Bulgaria с информация за каналите за продажба, платежните доставчици, куриерите и държавите на складовете. Можем да уточним счетоводното обслужване на онлайн магазина и практическия ред за месечно предаване на документи.