Дизайнът е готов, продуктите са качени и първата реклама може да тръгне. Преди това обаче трябва да се изясни дали за вашия онлайн магазин се подава информация в НАП и как ще бъдат документирани продажбите.
Това, което обичайно се нарича „регистрация на онлайн магазин в НАП“, представлява подаване на информация за магазина по приложимия ред. То не е създаване на фирма, регистрация по ДДС или общо разрешение за извършване на търговия.
Всеки онлайн магазин ли трябва да подава информация?
Не е достатъчно да имате сайт с продукти, за да се даде автоматичен отговор. Преценяват се функционалността на магазина, начинът на сключване на продажбите и приеманите плащания.
Според указанията на НАП задължени са лицата, които продават чрез електронен магазин и приемат плащания, за които се изисква фискален бон. Ако не се приемат такива плащания, общото задължение по този ред не възниква, но е възможно доброволно подаване. Отделно трябва да се разгледа алтернативният режим при неприсъствени картови плащания.
Затова магазин само с банкови преводи и магазин с активирани картови плащания не бива да се преценяват по еднакъв начин. При наложен платеж е необходимо допълнително разграничение дали плащането се извършва чрез пощенски паричен превод.
Стъпка 1: изяснете модела и подгответе данните
Преди да отворите формуляра, съберете информацията на едно място. Част от нея е при собственика, друга — при разработчика, хостинг доставчика или платежния оператор. Ако започнете с непълни данни, лесно се получават предположения вместо верни отговори.
Подгответе работен комплект, съобразен с приложимите полета на Приложение № 33:
- Име и уеб адрес на магазина и данни за лицето, което извършва продажбите.
- Информация за домейна и за използваната собствена или външна платформа.
- Данни за софтуера, хостинга, техническата поддръжка и съхранението на информацията, доколкото се изискват от формуляра.
- Категории на продаваните стоки или услуги.
- Всички активни начини на плащане и участващите доставчици.
- Допълнителни платежни данни при избран приложим алтернативен режим: виртуален POS, Merchant ID, сметки и други изискуеми обстоятелства.
При готова платформа не измисляйте технически параметри, които не виждате в административния панел. Поискайте нужната информация от доставчика или разработчика. Уточнете и дали продавате през един магазин или през няколко отделни магазина, защото информацията се подава за всеки от тях.
Например при магазин на Shopify съберете данните за доставчика на платформата и уточнете къде се съхраняват данните на магазина. Ако има външни системи или интеграции, проверете каква информация се пази при тях и кои данни са необходими за приложимите полета на формуляра. Използвайте информация от доставчика и разработчика, вместо предположения за техническата конфигурация.
Стъпка 2: подайте информацията по електронен път
Подаването се извършва чрез електронната услуга на НАП за информация от лица, продаващи чрез електронен магазин, с квалифициран електронен подпис. Ако действа представител, трябва да е осигурен необходимият достъп за съответното лице и услуга.
Въведете данните по Приложение № 33 и проверете дали описанието съответства на реално активните функции. Особено внимание заслужават платежните методи: това, което е включено в checkout страницата, трябва да съответства на избрания начин на отчитане.
За задължените лица информацията се подава преди започване на продажбите. Не планирайте първата реална поръчка като тест дали административната подготовка е приключила.
Стъпка 3: запазете резултата и настройте последващата работа
Запазете подадената информация и потвърждението за обработването ѝ. Проверете какво е прието, вместо да разчитате само на това, че сте натиснали бутона за изпращане. Организирайте папка, до която имат достъп отговорните за счетоводството и техническата поддръжка.
Публичният списък на електронните магазини и уникалният номер, свързан с алтернативния режим, не трябва да се смесват. Подаването на обща информация не означава автоматично, че всеки магазин получава такъв номер или че за всеки възниква задължение за месечен одиторски файл.
Какво е различното при алтернативния режим за картови плащания?
При определени неприсъствени плащания с кредитна или дебитна карта Наредба Н-18 предвижда възможност за отчитане чрез специален документ, който не е издаден от фискално устройство. Това е режим с условия за софтуера, информацията към НАП, документа за клиента и последващото подаване на данни.
Следователно не е достатъчно магазинът да изпраща автоматичен имейл след поръчка. Трябва да се провери дали генерираният документ и системата изпълняват конкретните изисквания.
За ползващите този режим НАП описва месечен стандартизиран одиторски файл по Приложение № 38 със срок до 15-о число на следващия месец. Това задължение не следва да се представя като универсално за всички онлайн магазини.
Какво става при промяна на магазина?
НАП посочва 7-дневен срок за подаване на актуалната информация при промяна на декларираните обстоятелства, включително прекратяване на дейността. След първоначалното подаване трябва да има човек, който следи за такива промени.
Уведомявайте счетоводителя предварително при нов платежен оператор, промяна на домейна, платформата, хостинга или други вече декларирани данни. Не всяка техническа промяна непременно изменя подадено обстоятелство, но е необходимо това да се прецени.
Илюстративен пример: магазин започва с един начин на плащане, а след няколко месеца включва картови плащания. Това не е само удобство за купувача. Преди активирането трябва да се прегледат документите за продажба, режимът на отчитане и необходимостта от подаване или актуализиране на информация.
Разпределете отговорностите
Собственикът знае как ще се продава. Разработчикът знае как работи системата. Счетоводителят преценява документирането и отчетността. Ако всеки предполага, че другият е свършил останалото, пропускът обикновено се вижда след първите продажби.
Преди старта уточнете кой предоставя техническите данни, кой подава информацията, кой следи потвържденията и кой уведомява при промяна. Ако се използва режим с месечен файл, определете и кой го генерира, проверява, подава и поправя при грешка.
Често задавани въпроси
Регистрацията на фирмата покрива ли онлайн магазина?
Не. Създаването на фирма и подаването на информация за електронния магазин са различни действия. Преценката за ДДС също е отделна.
Ако продавам през чужда платформа, няма ли тя да подаде всичко?
Не приемайте това за даденост. Проверете кой е търговецът по продажбите и какви задължения остават за него. Ползването на чужд домейн или платформа само по себе си не решава въпроса.
Трябва ли всеки онлайн магазин да подава Приложение № 38?
Не. Месечният стандартизиран одиторски файл е свързан с конкретния алтернативен режим. Не го смесвайте с първоначалната информация по Приложение № 33.
Мога ли да публикувам сайта преди подаването?
Разграничете техническата подготовка на сайта от реалното започване на продажби. Ако за вас има задължение, организирайте подаването преди продажбите. При колебание дали дадена тестова или предварителна поръчка вече представлява дейност, уточнете случая преди да я приемете.
Подгответе старта, а не само формуляра
Изпратете ни адреса на магазина, платформата, планираните начини на плащане, пазарите и информация кой ще поддържа системата. Така можем да обсъдим необходимите действия и счетоводния процес преди първите продажби.
Разгледайте услугата за счетоводство на онлайн магазини или се свържете с Accounting Bulgaria за конкретна преценка.
Материалът е с общ информационен характер. Приложимите действия зависят от реалната дейност, плащанията и действащите изисквания.