Клиентът поръчва, куриерът доставя, а магазинът получава парите. На пръв поглед процесът е един и същ. За отчитането на продажбата обаче има значение каква точно услуга е договорена с куриера и по какъв ред се извършва плащането.
Затова надписът „наложен платеж“ в сайта не е достатъчен, за да се определи дали се издава фискален бон и какви документи трябва да получи купувачът.
Каква е разликата между наложен платеж и пощенски паричен превод?
Наложеният платеж описва условието пратката да бъде предадена срещу събиране на определена сума. Пощенският паричен превод е услуга за прехвърляне на парични средства чрез оператор, лицензиран за тази дейност. При доставка с наложен платеж събраната сума може да бъде обработена чрез пощенски паричен превод, но това не следва автоматично от думите „плащане при доставка“.
Практически трябва да проверите договора, настройката на услугата, документите за конкретната пратка и начина, по който куриерът отчита събраните средства. Не е достатъчно само операторът да предлага пощенски парични преводи — важно е тази услуга действително да се използва за съответните плащания.
Кога е необходим фискален бон?
При обикновено плащане в брой чрез наложен платеж по правило се изисква отчитане с фискален бон от доставчика. Когато плащането действително е чрез пощенски паричен превод от лицензиран за тази услуга оператор, е приложимо изключението от задължението за фискален бон за този начин на плащане.
Последващият превод на събраните пари по банковата сметка на магазина не е достатъчен, за да се направи извод за първоначалното плащане. Проверява се целият механизъм, а не само последният ред в банковото извлечение.
Без фискален бон не означава без документ за продажбата
При пощенски паричен превод търговецът остава отговорен да предостави на клиента изискуемия документ за продажбата на хартия или в електронен вид. Документът трябва да съдържа приложимите реквизити по чл. 3, ал. 1 във връзка с чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8 от Наредба Н-18, включително данни за търговеца, информация за стоките или услугите, количествата и стойностите, общата сума и начина на плащане.
Куриерската разписка удостоверява платежната операция. Не приемайте автоматично, че тя замества документа, който търговецът трябва да предостави за продадените стоки. Ако използвате фактура или друг автоматично генериран документ, проверете дали той изпълнява изискванията на българското законодателство.
Три документа с различна роля
За една поръчка може да има товарителница, документ за плащането и документ за продажбата. Товарителницата помага да се проследи доставката. Документът за пощенския паричен превод проследява движението на средствата. Документът на търговеца описва продажбата. Те трябва да могат да бъдат свързани с една и съща поръчка.
Изберете устойчив идентификатор — например номера на поръчката — и го използвайте в отчетите, доколкото системите позволяват. Това е особено полезно при частични доставки, повторно изпращане и връщане на стока.
Какво да проверите в договора с куриера?
- Каква точно услуга се използва за събиране и изплащане на наложения платеж.
- Кои документи се издават на купувача и кои са достъпни за търговеца.
- Как се разпознава пощенският паричен превод в товарителницата и в отчетите.
- Как се обработват отказани пратки, частични връщания и възстановявания на суми.
- Какви справки могат да се изтеглят за отделните пратки, събраните суми, удържаните такси и изплащанията.
- Има ли разлика между услугите за България и доставките до други държави.
Поискайте тези уточнения преди да активирате начина на плащане в магазина. Така счетоводителят може да провери документацията, а разработчикът да настрои правилното изпращане на документи към клиента.
Как да сверявате получените суми?
Не сравнявайте само общия оборот на магазина с общия превод от куриера. Между тях може да има доставки, които още не са платени, отказани поръчки, такси, различни периоди на изплащане или възстановени суми.
Илюстративен пример: три поръчки са изпратени с наложен платеж по 50 евро. Две са доставени и платени, а третата е отказана. Първо трябва да разграничите двете събрани суми от отказаната пратка. След това сверявате реалното изплащане и евентуалните удръжки по отчета. Този пример показва контрол на паричния поток, а не универсално правило за момента на признаване на приход или ДДС.
В края на периода запазвайте отчетите за пратките, документите за продажби, корекциите, куриерските фактури и банковите движения. Ако дадена сума остава при куриера за следващо изплащане, тя трябва да може да бъде проследена и след края на месеца.
За практическо сверяване подгответе отчет за поръчките и товарителниците, отчет за събраните суми и изплащанията от куриера и банково извлечение. Свържете ги чрез номера на поръчката или товарителницата и проследете статуса на доставката, брутната сума, таксите, нетното изплащане и датата. Наименованията на справките зависят от използваната система.
Какво се прави при връщане на стока?
Свържете връщането с първоначалната поръчка и издадените документи. Запишете каква стока е получена обратно, каква сума се възстановява, по какъв начин и на коя дата. Не е достатъчно просто да намалите оборота в собствена таблица.
Конкретната корекция зависи от първоначалното документиране. Може да е необходимо кредитно известие, сторно операция или друга приложима документация. Организирайте процеса със счетоводителя така, че служителят, който приема връщането, да знае каква информация трябва да запази.
Често задавани въпроси
Имам договор с голям куриер. Това достатъчно ли е?
Не е достатъчно за преценката. Вижте каква платежна услуга е договорена и как се изпълнява по конкретните пратки. Името на куриера не замества проверката на документите.
Парите идват по банка. Значи ли това, че няма нужда от касов бон?
Не можете да направите такъв извод само от банковото постъпление. То може да е изплащане от посредник на средства, събрани по различни механизми.
Пощенският паричен превод отменя ли счетоводното отчитане?
Не. Продажбите, разходите, вземанията и получените средства продължават да се отчитат. Променя се преценката за документите при плащането, а не необходимостта от счетоводство.
Трябва ли да обсъдя добавянето на плащане с карта?
Да. Новият начин на плащане може да изисква различни документи, настройки и преглед на подадената информация за магазина. Уточнете ги преди активиране.
Проверете плащанията преди да проверявате оборота
Изпратете ни описание на начините на плащане, договора или условията на куриерската услуга и примерни документи без лични данни на клиенти. Така можем да обсъдим как да организирате отчитането на онлайн магазина и кои части от процеса трябва да се уточнят.
Повече за услугата ще намерите на страницата ни за счетоводство на онлайн магазини. За конкретен въпрос използвайте страницата за контакти.
Материалът е с общ информационен характер. Документирането се определя според конкретната продажба, плащане и приложимите правила.